Soluções para e-mails

Em qualquer empresa, o serviço de e-mail é essencial para maior rapidez na comunicação e para melhor tomada de decisões. A maior parte das pessoas, tanto na vida pessoal quanto na profissional, depende de soluções para e-mails, mesmo que, atualmente, muitas relações diárias dentro da empresa possam ser substituídas por chats ou por outras formas de comunicação.

O correio eletrônico ainda é o principal meio escolhido para enviar arquivos de trabalho ou informações confidenciais, garantindo a eficiência para as atividades da empresa.

Recentemente, uma pesquisa realizada pelo instituto de pesquisas tecnológicas Radicati, em Palo Alto, Califórnia, mostrou que, todos os dias, são enviados e recebidos mais de 215 bilhões de e-mails no mundo todo, havendo, entre eles, pelo menos 117 bilhões de e-mails trocados por soluções corporativas.

Os e-mails corporativos geralmente são monitorados e gerenciados por servidores que garantem a segurança das informações e, para que os servidores mantenham o funcionamento dentro das regras, evitando qualquer tipo de problema, é natural que algumas limitações sejam impostas aos proprietários de caixas postais.

Entre as soluções corporativas para e-mails, as mais utilizadas são o SMTP e o IMAP. Caso sua empresa tenha necessidade de qualquer solução, conheça um pouco mais sobre cada uma delas:

O protocolo SMTP, como funciona?

O SMPT é a sigla para Simple Mail Transfer Protocol, ou Protocolo de Transferência de Correio Simples, um processo que é feito por trás do fluxo de e-mails na internet.

O SMTP é um dos processos mais conhecidos e utilizados, funcionando, de certa forma, de maneira muito semelhante ao correio comum. O sistema é organizado para cuidar do conteúdo do e-mail e, através de uma série de etapas, ele é entregue ao destinatário.

Durante o processo, o servidor SMTP funciona como um computador que está rodando o protocolo e que atua da mesma forma que um carteiro. Quando as mensagens são enviadas, elas são remetidas para o servidor, que cuida das entregas de cada e-mail diretamente ao seu destinatário.

De uma forma básica, a viagem de uma mensagem enviada por um emissor para um determinado destinatário, segue o seguinte caminho:

• Quando um e-mail é envidado do seu cliente de e-mail, a partir de um determinado endereço, para um destinatário qualquer (um cliente de e-mail é chamado de Message User Agent, ou MUA), a mensagem é enviada, normalmente, através da porta 587 para o servidor SMTP, com o nome que é dado ao cliente ao configura-lo, atuando como um Message Transfer Agent, ou MTA.
• O cliente e o servidor começam a ter um contato, de forma breve, verificando todos os dados relativos à transmissão da mensagem, analisando o remetente, o destinatário e os domínios. A linguagem SMTP define apenas a transmissão da mensagem, não violando ou analisando o conteúdo.
• Em seguida, se o domínio onde o destinatário mantiver sua conta estiver diretamente conectado ao servidor, o e-mail é entregue imediatamente.
• Se este não for o caso, o SMTP passa o e-mail para o servidor mais próximo do destinatário, em passagens que são chamadas de “relays”. Assim, o servidor do website se conecta ao servidor de domínio que, se tudo estiver dentro das regras, recebe o e-mail e o guarda.
• Havendo qualquer problema, como, por exemplo, se o servidor do destinatário estiver desligado ou ocupado, o anfitrião SMTP simplesmente mantém a mensagem num servidor de reserva. Se nenhum deles estiver disponível, o e-mail permanecerá em fila de espera e a entrega será novamente tentada, de tempos em tempos.
• Não havendo possibilidade de entrega dentro de um determinado período, a mensagem é devolvida ao remetente como não entregue.
• Não ocorrendo nenhum problema, no entanto, o segmento final é controlado através de outro protocolo, o POP, que busca o e-mail no servidor de recepção e o encaminha para a caixa de entrada do destinatário.

A solução corporativa para os e-mails é diferente dos servidores SMTP utilizados quando são enviados e-mails normais, associados a provedores públicos, como o Hotmail, Gmail e outros, que são partilhados entre utilizados e baseados em IPs não dedicados.

Isso, basicamente, significa que as soluções para e-mails podem confiar num IP que também está sendo usado por um spammer, um caso que irá afetar de forma negativa a entrega correta das mensagens.

Os provedores comuns, além disso, também estabelecem limites específicos para a quantidade de e-mails que um emissor pode enviar, como no caso do Yahoo, que só permite um máximo de 100 e-mails por hora.

A solução corporativa não estabelece limites, atendendo as necessidades de qualquer empresa, garantindo um IP controlado e evitando qualquer tipo de problema, garantindo a remessa e o recebimento de todos os e-mails.

O protocolo IMAP, como funciona?

IMAP é uma conhecida como soluções para e-mails que, de forma resumida, permite ler os e-mails sem que seja necessário fazer o download para o computador. O usuário lê o que o servidor de e-mail está exibindo, como uma página de internet. O e-mail permanece no servidor e, quando o usuário quiser acessá-lo, poderá fazê-lo. Contudo, só é possível acessar quando estiver conectado.

Uma das grandes vantagens do IMAP é que todos os e-mails ficam salvos fora do computador, no provedor de internet. Não é necessário deletar nenhum deles, basta procura-los quando for necessário, o que permite que sem acessados de qualquer lugar.

Não armazenando os e-mails no próprio computador, é possível liberar espaço em disco, agilizando a caixa postal, um fator vantajoso atualmente, uma vez que utilizamos os equipamentos para acessar os e-mails ao mesmo tempo, permitindo que o mesmo e-mail esteja disponível em qualquer tipo de dispositivo.

Essa é a nova tendência para uso dos e-mails, já que há a possibilidade de armazenar muito mais conteúdo, fazendo o download apenas daquilo que seja necessário para qualquer atividade.

O IMAP ainda possibilita a instalação de dois filtros de SPAM, um no servidor e um no cliente de e-mail, além de antivírus no servidor e no computador que estiver lendo a mensagem.

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